Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

(Päivitetty 29.3.2021)

1 Rekisterin nimi

Living Portfolio –hankkeen verkkosivujen (livingportfolio.fi) henkilörekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi:
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot:
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö:
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:
Nimi: Johanna Wartio
Tehtävä: Projektipäällikkö, Living Portfolio -hanke
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: johanna.wartio (a) metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:
Nimi: Johanna Kauranen
Tehtävä: Projektituottaja, Living Portfolio -hanke
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: johanna.kauranen2 (a) metropolia.fi

3 Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava: Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tuulia.aarnio (a) metropolia.fi, tietosuojavastaava (a) metropolia.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Living Portfolio -hankkeen verkkosivuilla (livingportfolio.fi) ei lähtökohtaisesti kerätä henkilötietoja, joista sivuston käyttäjän voisi tunnistaa.

Henkilötietoja kerätään yhteydenottolomakkeella ja koulutusilmoittautumislomakkeella (e-lomake, jonne linkki livingportfolio.fi -sivuilta). Mikäli käyttäjä jättää viestin yhteydenottolomakkeella, vaaditaan sähköpostiosoite. Sähköpostin avulla viestiin voidaan vastata. Lisäksi tällä torjutaan roskapostia. Yhteydenottolomakkeen käyttäminen on vapaaehtoista.

Living Portfolio -sivustolla (livingportfolio.fi) kävijän tietokoneelle voidaan ajoittain siirtää ns. evästeitä (”cookies”).

Evästeillä voidaan kerätä tietoja esimerkiksi miltä sivulta verkkosivuvierailija on siirtynyt livingportfolio.fi -osoitteeseen, mitä www-sivuja kävijä on selannut ja milloin, mitä selainta hän käytti, mikä on verkkovierailijan näytön resoluutio ja käyttöjärjestelmä, sekä mikä on vierailijan tietokoneen IP -osoite eli mistä Internet -osoitteesta lähetetyt tiedot tulevat ja minne ne vastaanotetaan.

Evästetietojen avulla Living Portfolio -sivuston kävijämääriä voidaan seurata hankkeen toimesta sekä analysoida ja kehittää verkkosivustoa kävijöitä paremmin palvelevaksi.

Kävijällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Kävijä hyväksyy, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Living Portfolio -sivuston henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu:

oikeutettuun etuun
rekisteröidyn suostumukseen (esim. evästeet)
- Kävijän vieraillessa Living Portfolio -sivustolla (livingportfolio.fi) ilmoituskuvake tulee näkyviin, joka edellyttää kävijän suostumusta evästeiden keräämiseen. Jos kävijä ei anna suostumustaan, hänen tietokonettaan tai muuta internet-yhteydellä toimivaa laitettaan ei seurata.
lakisääteiseen velvollisuuteen
- EU:n saavutettavuusdirektiivi ja sitä täydentävä kansallinen digipalvelulaki edellyttävät, että muun muassa julkisen sektorin elinten verkkosivustojen tulee olla saavutettavia. Verkkosivuilla tulee olla saavutettavuusseloste, joka kuvaa, miltä osin verkkosivusto on saavutettava ja miltä osin se ei sitä ole. Verkkosivuilla tulee olla myös saavutettavuuden toteutumiseen liittyen palautteenantomahdollisuus, jossa verkkosivuvierailija voi halutessaan jättää yhteystietonsa, jotta sivuston ylläpitäjä voi ottaa häneen yhteyttä saavutettavuusasioissa.
- (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

5 Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Living Portfolio -sivuston (livingportfolio.fi) henkilörekisterissä henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on joiltain osin oikeutettu etu.

Living Portfolio -hanke käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun mukaisella käsittelyperusteella esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

Tarjotakseen tietoa ja/tai palveluja verkkosivuvierailijoilleen
Kehittääkseen verkkoasiointia ja parantaakseen yksilöllistä verkkoasiointikokemusta
Mahdollistaakseen sivuston teknisen ylläpidon ja kehitystyön
Estääkseen haitallista verkkokäyttäytymistä sivustolla
Tiedottaakseen ja markkinoidakseen palveluistaan, toiminnoistaan, tapahtumistaan ja koulutuksistaan yms.

6 Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Living Portfolio -sivuston (livingportfolio.fi) henkilörekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:

Living Portfolio -sivuston (livingportfolio.fi) käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot
Living Portfolio -hanke kerää muun muassa evästeiden avulla tietoa sivuston käyttäjistä. Eväste on käyttäjän selaimelle lähetettävä pieni tekstitiedosto, joka yleensä sisältää anonyymin tunnistenumeron, ja tällä evästeellä ei vahingoiteta päätelaitetta.
Sivujen käytöstä voidaan tilastoida muun muassa käyttäjämäärä, käyttömaa, käyttöaika ja käytetty selain sekä sisällöt, joissa kävijä on vieraillut. Näiden tietojen avulla yksittäinen käyttäjä ei ole yksilöitävissä.

Analyyttiset työkalut:

Livingportfolio.fi -sivustolle tallentuvat e-lomakkeiden (palautelomakkeen ja koulutusilmoittautumislomakkeen) sekä evästeiden avulla kerätyt ja tilastoidut tiedot. Tietojen analysointiin voidaan käyttää muun muassa Google Analyticsia. Saadaksesi lisätietoa Google Analyticsista, käy osoitteessa http://www.google.com/analytics/. Voit kieltäytyä Google Analyticsin suorittamasta tietojen keräämisestä lataamalla selaimeesi lisäosan osoitteesta https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Lisäksi livingportfolio.fi -sivuilla saattaa olla kolmansien osapuolten komponentteja esimerkiksi sosiaalisen median yhteisöpalveluihin, kuten Facebookiin ja Youtubeen, liittyen. Nämä kolmannen osapuolen ylläpitämät liitännäiset latautuvat palveluiden omilta palvelimilta. Living Portfolio -hankkeen sivusto ei lähetä asiakkaiden tietoja sosiaalisten laajennusten kautta.

Livingportfolio.fi -sivustolla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja.

Living Portfolio -hanke saattaa käyttää analytiikkatyökaluja, kuten Google Analytics. Lisätietoja Google Analyticsin käytöstä löytyy täältä: http://www.google.com/analytics/learn/privacy.html

Sosiaalisen median widgetit ja sovellukset:

Living Portfolio -sivustolla voi olla toimintoja, jotka mahdollistavat jakamisen kolmannen osapuolen sosiaalisen median sovellusten, kuten Facebookin Like -painikkeen ja Twitter-widgetin kautta. Nämä sosiaalisen median sovellukset voivat kerätä ja käyttää tietoja livingportfolio.fi käytöstä. Sosiaalisen median sovellusten muut jäsenet voivat kerätä ja käyttää kaikkia sosiaalisen median sovellusten kautta tarjoamiasi henkilötietoja, ja tällaiseen vuorovaikutukseen sovelletaan sovelluksen tarjoavien yritysten yksityisyydensuojakäytäntöjä. Meillä ei ole hallintaa tai vastuuta näistä yrityksistä tai kuinka he käyttävät tietojasi.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Livingportfolio.fi henkilörekisterin henkilötiedot saadaan verkkosivuvierailijalta itseltään evästeiden avulla tai henkilön jättäessä sivustolla olevien e-lomakkeiden (palautelomakkeen tai koulutusilmoituslomakkeen) kautta yhteystietonsa hankkeelle.

8 Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Henkilörekisterissä olevia tietoja voidaan käsitellä seuraavilla tietojärjestelmillä ja ohjelmistoilla:

WordPress-sisällöntuotantotyöväline

Livingportfolio.fi-verkkosivujen sisältö toteutetaan ja syötetään näkyville WordPress-sisällöntuotantotyövälineen avulla.

Google Analytics

Verkkosivuvierailutietojen analysointiin voidaan käyttää Google Analyticsia. Saadaksesi lisätietoa Google Analyticsista, käy osoitteessa http://www.google.com/analytics/. Voit kieltäytyä Google Analyticsin suorittamasta tietojen keräämisestä lataamalla selaimeesi lisäosan osoitteesta https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Facebook ja Youtube

Livingportfolio.fi -sivuilla voi olla kolmansien osapuolten komponentteja esimerkiksi sosiaalisen median yhteisöpalveluihin, kuten Facebookiin ja Youtubeen, liittyen.

Sivustolla olevat kolmannen osapuolen ylläpitämät liitännäiset latautuvat palveluiden omilta palvelimilta. Kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja.

E-lomake

Ilmoittautuminen Living Portfolio -hankkeen koulutuksiin tapahtuu E-lomakkeen välityksellä. E-lomakkeella kerätyt tiedot siirretään Metropolian OMA Peppi-sovellukseen.

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Palautteenantokanavan kautta saatuja tietoja saatetaan käsitellä Microsoft O365-pohjaisella Metropolian sähköpostijärjestelmällä, jonka palvelin, jolla mm. henkilötietoja käsitellään, on Metropolian oma, Suomessa sijaitseva palvelin.

9 Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Livingportfolio.fi -sivujen henkilörekisterin tietoja voidaan siirtää Metropolian organisaation ja Living Portfolio -hankkeen sisällä ja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin se on sivustojen teknisen ylläpidon ja kehittämisen sekä sivustojen sisällön viestinnän ja markkinoinnin ylläpidon, analysoinnin ja kehittämisen kannalta tarpeen.

Metropolia/Living Portfolio -hanke luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille ainoastaan seuraavissa tilanteissa:

Suostumuksesi

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa nimenomaisella suostumuksellasi esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun liittyen, kuten sähköpostilistalle liittymisen yhteydessä sähköpostilistapalvelua tarjoavalle Mailchimpille. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Tällöin tietojasi ei enää kerätä.

Palveluntarjoajat

Luovutamme henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Metropolialle tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi Googlen tarjoamia Google Analytics -analysointityökaluja.

Olemme toteuttaneet asianmukaiset toimenpiteet varmistaaksemme, että henkilötietojasi käsitellään tällöin ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin ja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Tällöin henkilötietojen käsittely tapahtuu Metropolian puolesta ja Metropolian lukuun.

Tutkimuskäyttö

Saatamme joissakin tapauksissa luovuttaa tietoja tieteellistä tai muuta tutkimusta, kuten opiskelijoiden projekteja, varten tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti.

Oikeudellisista syistä

Metropolia voi jakaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa, mikäli pääsy henkilötietoihin tai niiden muu käsittely on tarpeen i) soveltuvan lainsäädännön ja/tai oikeuden määräyksen täyttämiseksi; ii) väärinkäytöksen, turvallisuusriskin tai teknisen ongelman havaitsemiseen, estämiseen tai käsittelemiseen. Metropolia informoi tällaisesta henkilötietojen käytöstä silloin kun se on mahdollista.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain, asetuksen tai viranomaisen päätöksen perusteella.

Metropolian käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan laatimaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

Eduix Oy ja e-lomake-ohjelmisto

Ilmoittautuminen Living Portfolio -hankkeen koulutuksiin tapahtuu E-lomakkeen välityksellä. E-lomakkeella kerätyt tiedot siirretään Metropolian OMA Peppi-sovellukseen.

Zoner Oy ja WordPress-sisällöntuotantotyöväline

Livingportfolio.fi-verkkosivujen sisältö toteutetaan ja syötetään näkyville WordPress-sisällöntuotantotyövälineen avulla.

Google LLC ja Google Analytics

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Living Portfolio -hanke pyrkii aina toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietoja EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen. Palveluita saatetaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevia toimijoita, palveluja ja palvelimia käyttäen ja tällöin henkilötietojasi saatetaan siirtää eri maiden välillä. Tällaiset siirrot voivat sisältää henkilötietojen luovutuksia EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa Suomen lain vaatimuksista, esimerkiksi Yhdysvaltoihin. Huolehdimme tällöin henkilötietojen suojan riittävästä tasosta.

11 Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytetään rekisterissä vain niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio (a) metropolia.fi, tietosuojavastaava (a) metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

13 Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

14 Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

15 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800,00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700

Faksi: + 358 9 56 66735

Sähköposti: tietosuoja (a) om.fi

16 Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.

Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.

Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

17 Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu)

Livingportfolio.fi -sivuston henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Livingportfolio.fi -verkkosivulla vierailu ja esim. palautteen antaminen verkkosivuston kautta on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

18 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Living Portfolio –hankkeen verkkosivujen henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.